Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Практически все субъекты предпринимательской деятельности время от времени осуществляют расчеты наличными денежными средствами, поскольку этот способ дает возможность ускорить процесс совершаемых сделок и избежать издержек, связанных с проводкой безналичных операций.

Часто подобные расчеты производят при закупке материально-производственных запасов, нематериальных активов, а также относительно невысоких по стоимости объектов основных средств (к примеру, оргтехники). К тому же, если предприятие имеет структурные подразделения, заработная плата его сотрудникам зачастую выплачивается через так называемых раздатчиков, коими являются специально уполномоченные лица. Оплату командировочных расходов в организациях также предпочитают производить посредством расчетов наличными.

Во всех случаях операции данного вида должны происходить через материально ответственных (подотчетных) лиц и отражаться в таких документах, как бухучет и налогообложение, поскольку контролирующие органы обращают на них особое внимание.

Чтобы предприятие имело возможность производить расчеты наличными, в его ведомстве должна находиться касса, работники которой обязаны вести кассовую книгу согласно установленным правилам. Каждую выданную сумму необходимо оформлять расходным кассовым ордером с указанием целевого назначения подотчетных средств.

В обязанности же подотчетного лица, получившего в кассе деньги, входит последующее предоставление в бухгалтерию предприятия сведений по их использованию вместе с подтверждающими расходы документами. На основании этих данных работник бухгалтерии и подотчетное лицо составляют авансовый отчет по утвержденной форме в единственном экземпляре. На его оборотной стороне перечисляют документы, подтверждающие произведенные траты, нумеруют их в порядке внесения в отчет и указывают суммы расходов.

Вся представленная информация в обязательном порядке должна быть проверена, утверждена руководителем предприятия и внесена в бухгалтерский учет расчетов в соответствии с существующими нормативами.

Если аванс не был использован в полном объеме, его остаток необходимо сдать в установленном порядке в кассу. Кассир при этом должен выписать приходный кассовый ордер. В случае перерасхода недостающая сумма выплачивается подотчетному лицу на основании расходного кассового ордера.