Комплекс мероприятий по сдаче документов на хранение в архив

 В подготовку документации для дальнейшей сдачи на архивное хранение входят следующие мероприятия: формирование документов в дела, сортировка, составление номенклатурного списка, бумажный переплет блока, приготовление описей и актов ну и, конечно же, подготовка самого помещения, для последующего архивного хранения.

Подготовку документации к хранению производят эксперты. Именно они компетентны в вопросах по определению времени хранения, по степени важности документов, в их обязанности входит составление сопроводительных документов, направляемых в бумажное хранилище.

Каждый документ имеет свой срок хранения и только специальная комиссия решает, какой из них будет временным, а какой постоянным. Срок определенный как временный для документации и не превышающий 10 лет архивного хранения, даёт право оставить данный документ в архивном хранилище самого предприятия. Оставшиеся документы со сроком хранения более 10 лет и безвременные - должны направляться по установленной форме в архив. Для определения какие нужны документы для архивного и местного хранения, проводится анализ всего архива, в данный момент находящегося на предприятии.

Так же при работе комиссии обязаны выявить бумаги с истекшим сроком хранения, последующим уничтожением и составлением предварительной описи или акта о выявлении просроченных дел. Сдавая бумаги на хранение, учитываются не только одни сроки их хранения, но также правильность определения сроков и грамотность составления дел, правильность произведения работы по переплету формировке дел и точному написанию сроков на самих заголовках.

Для правильного формирования экспертной комиссии необходимо создание приказа от главного руководителя предприятия. В нем должно быть прописан состав комиссии её количество, а также, по каким документам предусматривается работа комиссии, и в какой период необходимо завершить данный вид деятельности.

Все члены комиссии должны обладать высокой квалификацией специалиста в данной работе. Обычно количество участников составляет 3-5 человек и возглавляет комиссию главный руководитель предприятия. Вся работа по сдаче формирования и утилизацию согласуется с руководителем.

При нехватке специалистов на собственном предприятии или другим причинам, необходимо прибегнуть к услугам сторонних организаций или специализирующихся на данном виде деятельности фирмам. В этих фирмах работают специалисты высокого класса, в плане архивной деятельности, и которые могут составить костяк комиссии для необходимой работы по подготовке, сдаче, сортировке и правильной утилизации документов.

источник http://dokument.kharkov.ua/