Экспертиза ценности

Документы, образующиеся в процессе деятельности любого предприятия, неравноценны по своему значению. Некоторые из них содержат информацию о бухгалтерской отчетности, другие рассказывают об историческом развитии компании, третьи необходимы для каждодневной работы сотрудников фирмы в качестве учебно-методического пособия.

В связи с этим архивариусами выделяют три группы документов:

• материалы постоянного хранения;
• файлы длительного сбережения (свыше 10 лет);
• документы временного хранения (до 10 лет).

Чтобы произвести отбор ценной документации в целях непрерывного хранения, а также сортировать прочие файлы, в том числе материалы на уничтожение, производится экспертиза ценности документов.

Особенности экспертизы ценности

Данная процедура подразумевает отбор файлов на хранение, а также установление сроков содержания документов в соответствии с правовыми актами, регулирующими нормативные положения в данной сфере. Основными целями проведения экспертизы ценности является:

• определение особо ценных и уникальных материалов;
• отбор различных документов для уничтожения;
• комплектование архива файлами, имеющими общегосударственное значение;
• постановка документации на постоянное хранение.

Для проведения работ по экспертизе ценностей документов на базе любого предприятия создается экспертная комиссия. В нее входят высококвалифицированные специалисты главных звеньев вашей компании. Как правило, их число составляет порядка 3-9 человек. Обычно в подобную группу входят представители бухгалтерского отдела, персонал делопроизводственной службы, специалист по научной, производственной и другим видам документации, сотрудник, занимающийся вопросами информационной безопасности, и архивист.

Однако, воспользовавшись услугами компаний, специализирующихся на организации архивного хранения, можно не предпринимать такие меры, не отвлекать персонал от рабочего процесса. Профессионалы профильной фирмы смогут компетентно произвести экспертизу ценности вашей документации, тщательно систематизировав весь объем информации и укомплектовав архив. Поскольку делать они это будут на основании Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», можно быть в полной уверенности в абсолютной правомерности их действий.