Порядок и правила проведения тендера. Как организовать тендер?

Тендер является эффективным инструментов для проведения закупок товаров или услуг и создания оптимальной конкурентной среды между поставщиками. Основной принцип организации торгов заключается в определении равных условий для всех участников и объективной оценке их предложений.

Юридическая компания Prime Legal оказывает помощь в организации и проведении тендеров – подготовка документов и консультации, подробнее на www.primelegal.ru

Понятие тендера и его виды

Тендер – это форма конкурентной борьбы между производителями товаров и услуг, претендующих на выполнение конкретного заказа. Инициаторы тендера по итогам конкурса выбирают компанию, предложившую оптимальные сроки и лучшее соотношение цена-качество.

По форме проведения тендеры могут быть открытыми или закрытыми. К участию в открытом конкурсе допускаются любые компании, работающие в соответствующем направлении. В закрытом тендере перечень участников определяется его организаторами.

В зависимости от целевого назначения разделяют:

1. «тендеры цены». В таком тендере заказчик имеет полное представление о том, какие виды услуг ему потребуются и в каком объеме. Подрядчики могут предложить стоимость, сроки проведения работ, условия гарантийного обслуживания и перечень дополнительных услуг. Рассмотрев все предложения, заказчик выбирает наиболее оптимальное для себя решение.
2. «тендер открытых решений». В этом случае компанией-заказчиком оглашается конечная цель, к которой необходимо прийти. Участники конкурса должны предложить пути решения, определить их стоимость и сроки выполнения.
3. «двухэтапный тендер». Для сложных проектов используется комбинированная модель конкурса, в которой на первом этапе выбираются пути реализации проекта, на втором – рассматриваются ценовые предложения.

Этапы организации и проведения тендеров

Организация тендера проходит в несколько этапов:

1. Определяются цели, которые будут объявлены на конкурсе.

Исходя из конечных задач, формируются предмет торгов и требования к участникам тендера, профилю их деятельности и объемам поставок или работ. Выбирается тип торгов: закрытый или открытый.

2. Составляются документы для проведения торгов и приглашаются участники.

Уполномоченным лицом изготавливаются документы, в которых закрепляются цели тендера и требования к участникам. Приглашение (бриф) направляется к потенциальным подрядчикам и поставщикам для рассмотрения:
- в открытых торгах бриф размещается на сайте компании, в прессе или направляется почтовой рассылкой;
- в закрытых торгах в адрес потенциальных участников официальное приглашение направляется по почте или факсу.

Бриф должен включать в себя следующие сведения:

• наименование компании-организатора;
• предмет торгов (цель проведения);
• условия и сроки выполнения заказа;
• время предварительного отбора претендентов;
• требования к оформлению заявки и критерии выбора участников;
• контактные данные тендерного комитета, где можно получить документацию по проведению конкурса;
• крайний срок приема заявок для участия в торгах (указывается дата и время).

3. Происходит отбор участников конкурса.

Предварительный отбор проводиться в открытых тендерах. После окончания приема заявок тендерный комитет должен рассмотреть все предложения на наличие несоответствий в заявке с инструкций предварительной квалификации. К участию в торгах не должны допускаться компании:

• находящиеся на стадии реорганизации, банкротства или ликвидации;
• сообщившие о себе неправдивую информацию;
• не имеющие возможность предоставить гарантию выполнения финансовых обязательств;
•  не соответствующие коммерческим или производственным критериям организаторов.

Рекомендуется приглашать 3-4 участника для одноэтапного конкурса и 5-9 – для двухэтапных торгов (на второй этап допускается 2-3 компании).

4. Прием предложений от участников тендера.

В срок, указанный в приглашении, участники должны подготовить свои предложения и направить их в тендерный комитет. В ходе рассмотрения предложений проверяется выполнение требований тендерной документации, наличие необходимых документов и правильность их заполнения.

Организатор приглашает участников для встречи, на которой презентуются пути решения поставленных задач, их особенности и преимущества. На презентации присутствуют члены тендерного комитета, которые в последствие будут заключать договор на получение товаров или услуг с победителем конкурса.

5. Оценка тендерных предложений.

Оценка предложений проводится в установленный срок. При обсуждении не должны присутствовать участники тендера или их представители. В ходе оценки заказчик может встретиться с претендентами для получения дополнительных пояснений или подтверждений.

Тендерный комитет имеет право привлекать консультационные или экспертные организации. Победитель конкурса определяется на основании критериев, указанных в тендерной документации, и с учетом коммерческих и технических преимуществ конкретного предложения, репутации участника. В результате оценки формируется рейтинг претендентов, по которому комитет выбирает наиболее выгодное предложение.

6. Объявление победителя.

После принятия решения компания-организатор должна оповестить участников конкурса об итогах и объявить победителя. Это может быть сделано через прессу (для открытых торгов) или в персональном порядке (для закрытых торгов). Победителю направляется соответствующе уведомление, которое является приглашением к подписанию договора.

Преимущества работы с юридической фирмой при организации тендера

Привлечение юристов необходимо для методического сопровождения торгов, подготовки тендерной документации, анализа и систематизации тендерных предложений. На юридическую компанию могут быть возложены основные задачи в ходе проведения конкурса:

• правовой анализ конкурсной документации;
• подготовка тендерных документов в соответствии с требованиями действующего законодательства;
• экспертиза предложений, направленных участниками торгов, и определение их соответствия условиям конкурса;
• проверка учредительных документов компаний-участников.

Обращаясь к тендерным специалистам, можно значительно сократить срок подготовки к проведению конкурса и обеспечить эффективность торгов.

Спонсор статьи юридическая фирма www.primelegal.ru – услуги по проведению тендеров.