Сроки хранения бухгалтерских документов в соответствии с действующим законодательством

Порядок создания, обращения и даже уничтожения юридически значимых актов коммерческих (и не только) компаний строго регламентированы законом и подзаконными актами. Устанавливает законодательство и сроки хранения документов. В том числе, и бухгалтерских.

Увы, практика свидетельствует о том, что предписания законодателя соблюдают далеко не все фирмы. В основном речь идет о банальной халатности и пренебрежительном отношении к документации, которые, между тем, иногда могут обойтись достаточно дорого, как самой организации, так и ее руководителю. Между тем, избежать подобного развития событий можно, грамотно организовав на фирме документооборот, закрепив внутренними локальными актами порядок хранения документов и установив лиц, ответственных за его соблюдение. Разумеется, эта процедура должна соответствовать опять же закону. На самом деле, все достаточно просто и «изобретать велосипед» не нужно – все основные положения уже прописаны на уровне различных нормативных актов и стандартов. И даже их изучать не обязательно – всегда можно воспользоваться услугами аутсорсеров, специализирующихся на оказании архивных услуг. Благо, найти квалифицированного исполнителя сегодня не проблема.

Но на профессионалов надеясь, самим тоже плошать не следует. Тем более что совсем не обязательно запоминать информацию о сроках хранения бухгалтерских документов. Достаточно  знать, где именно ее следует искать. Основных источников несколько.

Во-первых, соответствующие положения зафиксированы в ст. 29 ФЗ «О бухгалтерском учете». Данная норма носит отсылочный характер. Она указывает на то, что сроки хранения документов устанавливаются правилами организации архивного дела, но должны составлять не менее 5 лет.  К слову, некоторые организации на этом свое знакомство со специализированными нормативными актами и заканчивают, беря за правило хранить все бухгалтерские акты в течения указанного пятилетнего периода.

Это серьезная ошибка, так как существуют и другие нормативно-правовые акты, более подробно регламентирующие данный вопрос. Речь в первую очередь идет об утверждённом Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Перечне…», устанавливающем в числе прочего и сроки хранения бухгалтерских документов. Кроме того, акционерные общества должны также руководствоваться Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс.

Практически для каждого из огромного списка бухгалтерских документов законодатель установил свой срок хранения. Это может быть всего один год или (чаще всего) четыре - пять лет, а может быть и десять и даже семьдесят пять. Некоторые документы и вовсе хранятся бессрочно, а для иных период определяется их востребованностью – до утраты необходимости.

А что же происходит с бухгалтерскими актами после истечения указанного законом срока? Они уничтожаются. Инициировать этот процесс право, но не обязанность компании, которая при желании всегда может продолжить хранение бумаг. Но вот если она все же решится их утилизировать, ей придется опять же соблюсти установленный порядок.