Хранить и уничтожать

Создание архива на предприятии – непростая задача даже для небольшой фирмы, что уж говорить о крупных компаниях, где за месяц скапливается такое количество бумаг, что разобраться в них в одиночку бывает сложно.

Если вы хотите создать архив самостоятельно, советуем придерживаться следующего плана:

1. Внимательно изучить законодательство и разобраться, что необходимо хранить, а что не подлежит архивации.
2. Разобрать все документы, сразу же уничтожать то, что не подлежит хранению, складывать по отельным группам то, что должно храниться (сортировать нужно по типу документа и срокам хранения), создавать список тех бумаг, которые необходимы, но были утрачены – а значит, должны быть восстановлены.
3. Подготовить папки для хранения документов и приступить к созданию архива. Папки нужно нумеровать, параллельно создавая в электронном виде каталог архива.
4. После того, как все папки готовы, разложить их в короба, а их разместить на полках вашего архивохранилища или сдать на хранение в специальные организации.
5. Обязательно распечатать каталог, чтобы всегда иметь представление о том, где искать от или иной документ.

Если этот путь кажется вам слишком сложным, вы можете обратиться к специалистам, которые проведут все эти работы за вас.

Простые документы многие компании предпочитают хранить прямо у себя в офисе, а вот архивное хранение конфиденциальных документов практически все стремятся доверить профессионалам.

Дело в том, что ряд бумаг должен быть надежно защищен от доступа посторонних лиц, в том числе и от доступа сотрудников самой компании. В этом случае идеальным местом хранения станет серьезное и солидное архивохранилище. Там бумаги будут во-первых надежно защищены от физического уничтожения, а во-вторых, вся информация будет закодирована, так что найти нужный документ сможет только сотрудник хранилища При этом вам или тем представителям компании, которым будет разрешен доступ, он будет предоставлен по первому требованию.

Уничтожение документов

Как ни странно, конфиденциальным может быть не только хранение, но и уничтожение бумаг. Неважно, по какой причине вам потребовалось конфиденциальное уничтожение документов, все работы будут проведены профессионалами в присутствии представителя вашей компании. Бумаги тщательно измельчаются, а затем отправляются на переработку. В процессе уничтожения на предприятии находится только сотрудник, проводящий процедуру, и представитель вашей компании.