Действия работодателя при проверке: пять золотых правил
Мы уже говорили о том, как представители органов государственного
контроля проводят проверки, желая установить, насколько точно работодатель
соблюдает нормы трудового законодательства*(1). При этом упоминали,
как должен вести себя руководитель в стрессовой ситуации. Сегодня
мы более подробно остановимся на этой теме, а также расскажем о
правилах, которым необходимо следовать при общении с представителем
властных структур.
Кто только не проверяет организацию. Среди контролеров
и инспекция труда, и местная прокуратура. Визит в компанию может
нанести представитель санитарного или энергетического надзора, инспектор
пожарной службы. И, хотя каждый из чиновников действует на основании
ведомственной инструкции*(2), все они обязаны подчиняться единому
Федеральному закону "О защите прав юридических лиц и индивидуальных
предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)"*(3)
(далее - Закон) и руководствоваться Кодексом Российской Федерации
об административных правонарушениях, который тоже один для всех.
Поэтому и модель поведения руководителя при встрече
с проверяющим чиновником (независимо от его ведомственной принадлежности)
должна быть единой. Мы надеемся, что правила, которым мы предлагаем
следовать, во многом помогут вам выстроить такую модель.
Правило первое. Не поддавайтесь панике
Общение с чиновником, который пришел только для того,
чтобы уличить компанию в нарушении закона, вряд ли способно доставить
вам удовольствие. И все же постарайтесь взять себя в руки. Держитесь
хладнокровно, даже если в вашей работе есть недостатки, которые
хотелось бы скрыть. Еще далеко не факт, что они будут обнаружены.
К тому же инспектор - обычный человек, и ему самому свойственно
ошибаться. Порой проверяющие допускают промахи, способные свести
на "нет" результаты всей проведенной проверки.
Не поддавайтесь панике. Сконцентрируйтесь и постарайтесь
поймать чиновника на ошибке для того, чтобы при необходимости использовать
ее как главный аргумент в защите своих прав.
Правило второе. Проверяйте документы
Первая фраза, с которой следует обратиться к инспектору
после того, как он переступит порог вашего офиса: "Предъявите, пожалуйста,
документы". Право убедиться в полномочиях пришедшего дает вам пункт
1 статьи 7 Закона. Там сказано, что должностное лицо, осуществляющее
проверку, обязано предъявить руководителю организации (его представителю)
служебное удостоверение и распоряжение (приказ) о назначении проверки*(4).
Внимательно ознакомьтесь с предъявленными документами.
Перепишите их данные (номер документа, должность, фамилию, имя,
отчество чиновника, адрес и телефон организации, которую он представляет).
Затем, оставив "гостя" на попечение доверенного лица,
проверьте полученную информацию. Позвоните в организацию, от имени
которой к вам пришел проверяющий, и уточните, работает ли там инспектор
с такой фамилией и с таким номером служебного удостоверения. Ведь
вполне может случиться, что под видом государственного чиновника
действует обыкновенный мошенник, желающий в корыстных целях использовать
вашу растерянность.
Даже если сведения о том, что ваш посетитель действительно
сотрудник надзорной организации, подтвердились, не теряйте бдительности.
Помните, что не каждый инспектор ведомства вправе проводить инспекционную
проверку, а только тот, кто указан в официальном распоряжении.
Например, может быть так. Сотрудник, на которого выписано
распоряжение о проверке, по каким-то причинам не смог присутствовать
в вашей организации, и вместо него с намерение провести досмотр
приехал другой чиновник.
Как поступить руководителю в подобной ситуации?
Конечно, вы можете не пустить инспектора в офис, ведь
у него нет должных полномочий на проверку. Однако при этом не стоит
обольщаться, позднее проверяющий придет к вам вновь. И на этот раз
не только с правильными документами, но и с острым желанием наказать
вас за излишнюю принципиальность. Представляете, насколько предвзятым
будет его отношение к организации?
Не стоит ссориться с инспектором, даже если распоряжение
на проверку оформлено с отступлением от закона. Допустите его на
территорию организации, выполните все требуемые инспектором действия,
предоставьте все документы, которые он просит. Пусть проверяет,
ведь вы-то будете знать, что у вас есть отличный повод для того,
чтобы поставить под сомнение законность самой проверки, если ее
результаты будут для организации неутешительны.
Правило третье. Помните, все сказанное может быть использовано
против вас
Общаясь с инспектором, тщательно обдумывайте каждое
слово. Помните, что перед вами не просто собеседник, а официальное
лицо, что вы не просто беседуете, а даете объяснения и что все ваши
ответы будут зафиксированы на бумаге.
Представьте такую ситуацию. Правовой инспектор, взяв
в руки график отпусков, решил посмотреть, как он исполняется на
деле. Проходя по отделам, чиновник выяснил, что один из ваших сотрудников
вместо того, чтобы использовать положенный отдых, находится на работе.
"Почему в организации не соблюдается график отпусков?" - обратился
к вам чиновник.
В этом случае, если вы искренне ответите, что сотрудник
в отпуске, а вышел на работу только на пару часов по неотложным
делам, проверяющий обязательно потребует от вас документ об отзыве
из отпуска. А если такой бумаги у вас нет? Тогда считайте, что организация
заработала очередное "штрафное очко".
Действуйте в такой ситуации более дипломатично. Например,
скажите, что сотрудник ненадолго зашел, чтобы навестить коллег.
Такое объяснение вряд ли способно вызвать недовольство чиновника.
Правда, при условии, что и ваш подчиненный согласится с подобной
версией.
Отсюда вытекает еще одно важное правило.
Правило четвертое. Не оставляйте инспектора один на один с персоналом
Какими бы лояльными не были ваши сотрудники, оставляя
их тет-а-тет с проверяющим чиновником, вы тем самым определенно
рискуете. Где гарантия того, что кто-нибудь из подчиненных не раскроет
инспектору большие и маленькие секреты компании, которые до этого
момента вам удавалось тщательно скрывать? Порой неосторожно оброненная
фраза способна дать проверяющему пищу для размышления, а также основания
для более тщательной проверки. Поэтому пока чиновник находится на
территории вашей организации, "приклейтесь" к нему. Пусть постоянно
кто-то (если не вы, так кто-нибудь из ваших доверенных лиц) будет
рядом с контролером во время его бесед с персоналом компании. Знайте,
у вас есть такое право. В пункте 1 статьи 13 Закона сказано, что
руководитель имеет право "непосредственно присутствовать при проведении
мероприятий по контролю, давать объяснения по вопросам, относящимся
к предмету проверки".
Правило пятое. Знайте, что в протоколе можно написать "не согласен"
Хорошо, если проверка закончилась благополучно, значит,
для руководства все неприятные хлопоты позади. Ну а если нет? Если
по результатам проверки чиновник намерен оштрафовать организацию
и для этого предлагает вам подписать протокол об административном
правонарушении?
Выполните его просьбу. В том, что вы поставили свою
подпись под документом, ничего страшного нет. Такое действие никак
не влияет на правовые последствия проведенной инспекции. А вот отказ
завизировать документ может вызвать серьезное недовольство чиновника,
что крайне для вас нежелательно. С представителями властных структур
ссориться не стоит. Конфликт может обернуться новыми испытаниями
для организации, в том числе и комплексными проверками с участием
представителей инспекции труда и местной прокуратуры.
Так что обязательно подпишите предложенный вам протокол
и только после этого решайте, как быть дальше. Вы можете согласиться
с выводами инспекции и заплатить установленный штраф. Или же вооружившись
законом и используя ошибки, допущенные чиновником в ходе проверки,
отстаивать свои права в суде.
Цитируем закон
Мероприятия по контролю проводятся на основании распоряжений
(приказов) органов государственного контроля (надзора).
...Распоряжение (приказ) о проведении мероприятия
по контролю либо его заверенная печатью копия предъявляется должностным
лицом, осуществляющим мероприятие по контролю, руководителю или
иному должностному лицу юридического лица либо индивидуальному предпринимателю
одновременно со служебным удостоверением.
Пункт 1 статьи 7 Федерального закона "О защите прав
юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении
государственного контроля (надзора)"
А как у вас?
Мы обратились с вопросом к работодателям, в чьих компаниях
проводились инспекционные проверки:
встречались ли в ходе проверок нештатные ситуации
и если да, то как удавалось с ними справляться?
Ольга Горюнова,
руководитель службы персонала, г. Санкт-Петербург:
- Мне запомнился визит в компанию инспектора санэпидемнадзора.
В то время наша компания занимала маленький старинный особнячок.
Свободного места совсем не было, сотрудники буквально сидели "на
головах" друг у друга. Особенно плохо дела обстояли в бухгалтерии,
где на площади в 13 кв. м размещалось 8 компьютеров.
Как раз в это помещение заглянул в ходе проверки представитель
санэпиднадзора. Положение спасла главный бухгалтер. Она быстро сориентировалась
в ситуации и на вопрос инспектора "Почему допускается нарушение
правил охраны труда?" ответила: "В эту комнату нас перевели временно,
на период ремонта основного помещения. А вообще с охраной труда
у нас все в порядке". Поскольку рядом с нашим зданием действительно
ремонтировался офис внушительных размеров, проверяющего устроил
такой ответ. Пока больше проблем с проверками не возникало.
Анна Давыденко,
инспектор отдела кадров, г. Нарьян-Мар:
- Два года назад к нам в организацию под видом нового
работника пришел правовой инспектор. Я с ним беседовала, рассказывала
о наших порядках, об условиях работы. А когда попросила документы
для оформления, он предъявил мне удостоверение инспектора и распоряжение
на проверку. Хорошо, что я не сказала тогда ничего лишнего, а то
еще неизвестно, чем бы все это кончилось для организации.
Евгений Мишин,
начальник отдела кадров, г. Тверь:
- По жалобе одного из бывших сотрудников к нам в организацию
пришла комиссия. Среди членов комиссии были и милиционеры, и налоговики,
и работники инспекции труда. Были найдены серьезные нарушения в
оформлении трудовых отношений с работниками, и дело дошло до суда.
Директору грозили большие неприятности. Но выручил адвокат. Знакомясь
с материалами дела, он обратил внимание на то, что в протоколе об
административном правонарушении неправильно указано название организации
и ее ИНН. На этом основании суд посчитал документ незаконным и отменил
результаты проверки. Конечно, за это время мы успели исправить многие
ошибки в работе, и, если будет повторная проверка, ее результаты
будут более положительными.
Яна Метелева,
заместитель начальника отдела Федеральной службы по
труду и занятости:
- Зачастую должностные лица компании пытаются отложить
время проверки, ссылаясь на занятость другими неотложными делами,
отчетностью, наличием одновременно другой проверки, отсутствием
руководителя и т.п. По этой причине они не пускают в организацию
проверяющего. Это неправильно. Таким образом администрация фирмы
только настраивает против себя инспектора. Ведь проверка все равно
рано или поздно состоится, так зачем же создавать ненужный конфликт?
Лучше сразу же, по первому требованию контролера обеспечить ему
допуск в организацию и предоставить все требуемые документы.
------------------------------------¬
¦ Кто вправе проверить организацию? ¦
L------------------------------------
---------------------------------¬ -----------------------------¬
¦ Прокуратура ¦ ¦ Государственный надзор за ¦
->-+ ¦ ¦ безопасным ведением работ +<-¬
¦ ¦ ¦ ¦ в промышленности ¦ ¦
¦ L--------------------------------- L----------------------------- ¦
¦ ---------------------------------¬ -----------------------------¬ ¦
¦ ¦ Органы внутренних дел ¦ ¦ Государственный ¦ ¦
+>-+ ¦ ¦санитарно-эпидемиологический+<-+
¦ ¦ ¦ ¦ надзор ¦ ¦
¦ L--------------------------------- L----------------------------- ¦
¦ ---------------------------------¬ -----------------------------¬ ¦
¦ ¦Государственная инспекция труда ¦ ¦ Государственный надзор за ¦ ¦
+>-+ ¦ ¦ ядерной и радиационной +<-+
¦ ¦ ¦ ¦ безопасностью ¦ ¦
¦ L--------------------------------- L----------------------------- ¦
¦ ---------------------------------¬ -----------------------------¬ ¦
¦ ¦ Государственный ¦ ¦ Правовая инспекция труда ¦ ¦
L>-+ энергетический надзор ¦ ¦ профессионального союза +<--
L--------------------------------- L-----------------------------
Д. Матвеенко,
председатель адвокатской коллегии
"Матвеенко и партнеры"
"Кадровое дело", N 9, сентябрь 2005 г.
-------------------------------------------------------------------------
*(1) Материалы о проверках были опубликованы в N 1,
3, 5, 2005.
*(2) В качестве примера можно привести приказ Минздрава
России от 17 июня 2002 г. N 228 "О порядке проведения мероприятий
по контролю при осуществлении государственного санитарно-эпидемиологического
надзора".
*(3) Федеральный закон N 134-ФЗ от 8 августа 2001
г. На представителей органов прокуратуры действие этого закона не
распространяется.
*(4) Инспектор труда может посетить организацию с
целью проверки без специального разрешения, имея при себе только
служебное удостоверение.