Договор по электронной почте

Современные технологии не стоят на месте, и каждый день в этой сфере можно ожидать новинок. Многие бухгалтеры уже успели привыкнуть к электронной сдаче отчетности, которые помогли забыть им об очередях в налоговую. С недавнего времени предприниматели могут оценить очередное новшество: чтобы подписать документ, теперь не обязательно выходить из офиса — достаточно отправить его по электронной почте.

Просто и удобно
Электронный документооборот в нынешнее время развивается с каждым днем, хотя технологии, которые сделали это возможным, появились совсем недавно. Стоит ли говорить о том, что это очень удобно.

Сейчас практически не найти офиса или фирмы, где не было бы персонального компьютера у руководителя или главного бухгалтера. Теоретически перевод большого количества документов из бумажной формы в электронную должен ускорить и упростить их движение, а также повысить качество работы с ними. Но при этом встает новый вопрос: а что же делать с подписью и печатями? Ведь если наносить их вручную и передавать документы уже в таком виде, то отпадает смысл во всех технологических новинках.

Однако выход найден и здесь. Одним из обязательных реквизитов электронного документа является электронная подпись. Специальное программное обеспечение для внедрения этой новинки уже создано, хотя оно в настоящее время дорабатывается и адаптируется для наших условий. Впрочем, это не мешает некоторым компаниям опробовать это технологическое достижение на себе.

Закон об электронной цифровой подписи был принят еще в 2001 году. Согласно его содержанию электронная подпись документа с юридической точки зрения равнозначна подписи «от руки». Что же она из себя представляет?

Прежде всего компания, решившая использовать эту новинку, должна получить государственный сертификат на право использования подписи. Каждая подпись имеет свой уникальный ключ, что помогает оградить фирму от мошеннических сделок. Причем одна и та же компания может иметь несколько подписей, имеющих разные ключи. Каждый ключ, в свою очередь, имеет свой сертификат, который наделен номером, а также сроком годности. Наконец, он содержит данные о хозяине ключа. Как правило, им становится руководитель или главный бухгалтер, т.е. люди, чьи подписи считаются решающими. Поменять их форму или ключи могут сами владельцы, подав соответствующее заявление.

Спорный вопрос
На первый взгляд, процедура получения подписи кажется непростой, но если в ней разобраться, то в дальнейшем можно сэкономить время на подписании договоров и ликвидации лишних встреч с партнерами. Но как обстоит дело на практике? Пришлось ли по вкусу данное нововведение нашим бухгалтерам?

Об этом нам согласилась рассказать Наталья Леонидова, бухгалтер московской финансовой компании: «Лично я не доверяю подобным вещам. Возможно, у меня еще сохранились старые стереотипы, но я предпочитаю иметь дело с обычной подписью и такой же печатью. Все, что связано со всеми этими кодами, ключами и сертификатами, конечно, очень интересно, но почему-то мне думается, что при возникновении каких-либо проблем доказать свою правоту будет довольно сложно. Пока все то, что связано с электронными технологиями, еще очень зыбко».

Одна и та же компания может иметь несколько подписей, имеющих разные ключи.

Впрочем, наши бухгалтеры достаточно долго привыкали и к электронной сдачи отчетности, а некоторые из них до сих пор предпочитают стоять в очереди, чтобы передать заветные бумаги из рук в руки. Но таких становится все меньше и меньше — ведь современные технологии на то и созданы, чтобы облегчить труд.

Законно
За следующим комментарием мы обратились к главе юридической компании «Никонофф» Николаю Белкину. Будучи юристом со стажем он прокомментировал ситуацию так: «Сам лично я еще не сталкивался с подобными электронными подписями, но наслышан о них. Что ж, наверное, это действительно удобно и, судя по всему, вполне вписывается в рамки закона. Наша компания пока не испытывает острой необходимости в данном новшестве, так что мы об этом не задумываемся. Беспокойство бухгалтеров мне понятно, но могу заверить, что существует масса способов подделать чернильную печать и ручную подпись — причем настолько качественно, что выявить подделку бывает очень сложно».

Однако не все разделяют мнение Белкина. Многие компании принципиально не признают подобные договоры, а некоторые юристы считают их недействительными. Что же касается факсимиле, то они не считаются официальной подписью или штампом. В конце концов, их может заказать любой человек, и конфиденциальности они не гарантируют. Да и печати не всегда признаются действительными. Вот и получается, что, несмотря на модернизацию и постоянные новшества, наши граждане не спешат их опробовать. Подобным способом подписания договоров пользуется лишь 25% всех компаний, да и то в основном тогда, когда речь идет о небольших сделках.

А у них не так
Зато за рубежом скептицизм чиновников, предпринимателей и бухгалтеров давно и успешно преодолен. С появлением электронных подписей стало значительно проще работать с иностранными партнерами, которые совершенно спокойно реагируют на договоры, отправляемые по электронной почте. Причем не обязательно сопровождать их электронной подписью — зачастую можно просто отсканировать ручную и отправить по электронке или, например, факсу. Что касается России, то здесь такое недопустимо вообще, если, конечно, вы потом не хотите иметь лишних хлопот. Не говоря уже о том, что ни один банк не примет подобный документ — только оригиналы. Что ж, куда более развитые страны не строят себе преграды там, где их нет. И совершенно справедливо считают, что технический прогресс должен работать на людей, а не наоборот.

Зато если мы сами начнем активнее работать с развитыми странами Запада, то такие договоры с нашей стороны будут считаться действительными, а мы сами довольно быстро оценим их преимущества. С другой стороны, возможно, мы более осторожны именно потому, что электронные подписи у нас в стране гораздо менее надежно защищены законом. За границей они уже довольно давно вошли в профессиональный обиход и в них можно быть уверенным ничуть не меньше, чем в ручных вариантах — а, возможно, и больше, ведь подписи вручную, как и печати, вполне можно подделать. Выходит, все дело в организации самого процесса. Но если у нас подобное входит в обиход, то можно надеяться, что в законе об электронных подписях будут приняты все необходимые поправки — например, о конфиденциальности. Необходимо стремиться к совершенству во всем.

С опаской
Подавляющее большинство компаний сегодня используют в работе персональные компьютеры, но при этом только 50% бухгалтеров сдают свои отчеты по электронной почте. И всего 25% фирм рискует связываться с таким новшеством, как договор по электронной почте и электронная подпись. Что же касается Европы, например, то там на подобную систему перешли практически 70% компаний, оценив ее неоспоримое удобство.