Настольная книга нотариуса
§ 5. Хранение документов в нотариальной конторе и подготовка их
к последующему хранению в государственном архиве
Нотариальные документы - свидетельства, договоры и другие документы,
на основании которых они совершены, а также реестры и книги учета
хранятся в нотариальной конторе в условиях, обеспечивающих их сохранность.
Изъятие и выдача каких-либо документов из дел (нарядов) не разрешается.
В исключительных случаях (по требованию суда, прокуратуры, органов
следствия и дознания в связи с находящимися в их производстве уголовными
или гражданскими делами) такое изъятие производится с обязательным
оставлением заверенной копии изъятого документа, протокола выемки
или запроса суда.
Справки о совершенных нотариальных действиях и документы выдаются
с соблюдением требований ст. 5 Основ законодательства РФ о нотариате.
По окончании года нотариусом производится подготовка дел для архивного
хранения: уточняется систематизация документов в делах (при необходимости
дела переформировываются), производится оформление дел (нарядов),
дела постоянного и долговременного хранения заключаются в твердую
обложку, документы перекладываются в хронологическом порядке и прошиваются.
Листы дел нумеруются. Нумерация листов производится в правом верхнем
углу каждого листа документа простым карандашом. Если на листах
ранее уже имелась нумерация, не совпадающая с новой, то прежние
номера зачеркиваются простым карандашом, а новый номер ставится
рядом.
В конце наряда на отдельном чистом листе делается заверительная
надпись по следующей форме: "В деле (наряде) прошито и пронумеровано
5 (пять) листов. Нотариус (подпись), дата".
Обложки дел (нарядов) оформляются согласно приложению 1 (форма N
8). Заголовок на обложку дела (наряда) переносится из номенклатуры
дел. На обложке указывается также год его образования в делопроизводстве
нотариальной конторы.
Количество листов в деле (наряде) указывается цифрами на основании
данных заверительной надписи.
На дела постоянного хранения составляются описи. Опись состоит из
годовых разделов и представляет собой перечень заголовков дел (нарядов)
с включением необходимых сведений об их составе и содержании (приложение
1, форма N 9, 10).
Одновременно с подготовкой документов на хранение производится отбор
документов, подлежащих уничтожению.
Отбор документов для уничтожения оформляется актом (приложение 1,
форма N 11).
При отборе документов для уничтожения следует учитывать сроки хранения
документов, руководствуясь при этом Перечнем документов Министерства
юстиции СССР, органов учреждений юстиции и судов с указанием срока
хранения документов, утвержденным Министерством юстиции СССР 31
января 1980 г. и Главным архивным управлением при Совете Министров
СССР 25 апреля 1980 г.
В случае сложения полномочий нотариусом, занимающимся частной практикой,
его архив передается совместным решением органа юстиции и нотариальной
палаты другому нотариусу. О передаче архива составляется соответствующий
акт, утверждаемый органом юстиции и нотариальной палатой.
[an error occurred while processing the directive]