1.15.4. Трудовая книжка. Заполнение и внесение изменений в записи

Трудовая книжка (ст. 66 ТК РФ) - основной документ, подтверждающий рабочий стаж работника. Трудовые книжки на работников ведут на предприятиях независимо от формы собственности.
Закон запрещает иметь несколько трудовых книжек.
С 1 января 2004 года были введены в действие трудовые книжки нового образца, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 "О трудовых книжках". Согласно п. 2 этого Постановления трудовые книжки ранее установленного образца, имеющиеся у работников, действительны и обмену на новые не подлежат.
Лица, поступающие на работу, обязаны предъявить администрации предприятия трудовую книжку и в случае приема на работу - сдать ее.
Работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) обязан вести трудовою книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5-ти дней, если работа в этой организации является для работника основной.
Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.
Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).
Согласно статье 65 ТК РФ для заключивших трудовой договор впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.
Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек изложен в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 №69 "Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек". Этот документ является основным справочным материалом для специалистов, работающих с трудовыми книжками.

Форма и образец заполнения трудовой книжки нового образца

Заполнение трудовой книжки впервые производится в присутствии работника не позднее недельного срока Со дня приема на работу.

В трудовые книжки вносят сведения:

- о работнике - фамилию, имя, отчество, дату рождения, образование, профессию, специальность;
- о работе - прием, перевод, увольнение;
- о награждениях и поощрениях.

Взыскания не вносят в трудовую книжку.

ФОРМА ТРУДОВОЙ КНИЖКИ
(обложка)

Герб
Российской Федерации

ТРУДОВАЯ КНИЖКА

(Титульный лист)

Герб
Российской Федерации

 

ТРУДОВАЯ КНИЖКА

Фамилия           Фитенко

Имя                  Екатерина

Отчество          Николаевна

Дата рождения 24.05. 1973
(число, месяц, год)

Образование      высшее

Профессия, специальность      менеджер

Дата заполнения 05.02.2004
(число, месяц, год)

Подпись владельца книжки         Фитенко

М.П.
Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек

Воронина
(разборчиво)

 

 

СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ

Серия и номер
(10 разворотов)
№ записи
Дата
Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)
Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
число
месяц
год
1
2
3
4
        Санкт-Петербургская академия  
        методов и техники управления  
1 05 02 2004 Принята на кафедру Управления
Приказ от
        и права на должность старшего
05.02.2004
        преподавателя
№3-к
2 23 03 2007 Уволена по собственному жела-
Приказ от
        нию, пункт 3 части первой
21.03.2007
        статьи 77 Трудового кодекса
№ 115-к
        Российской Федерации  
        Начальник отдела кадров  
        _____ ______________
подпись расшифровка подписи
М.П.
 
        ____________________
подпись работника
 

 

СВЕДЕНИЯ О НАГРАЖДЕНИИ

Серия и номер
(10 разворотов)
№ записи
Дата
Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)
Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
число
месяц
год
1
2
3
4
        Санкт-Петербургская академия  
        методов и техники управления  
1 03 10 2005 Награждена почетной грамотой
Приказ от
        за добросовестную работу
03.10.2005 №76-к

Все записи в трудовую книжку вносят после издания приказа, не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения. Записи соответствуют тексту приказов, должны вестись аккуратно перьевой, шариковой или гелевой ручкой, черным, синим или фиолетовым цветом и без каких-либо сокращений.
Фамилию, имя, отчество пишут полностью на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.
Трудовые книжки ведут только по месту основной работы.
Работник кадровой службы организации своей подписью заверяет правильность внесенных сведений и ставит печать после записи об увольнении. Аналогично закрывается раздел "Сведения о награждениях".

Вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку изготавливается по утвержденной форме трудовой книжки. Объем вкладыша: "Сведения о работе" - 9 разворотов, "Сведения о награждениях" - 8 разворотов.

ВКЛАДЫШ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ
(без трудовой книжки недействителен)

Герб
Российской Федерации

 

Фамилия           Остросаблина

Имя                  Надежда

Отчество          Геннадьевна

Дата рождения 23.04.1969
(число, месяц, год)

Образование      высшее

Профессия, специальность      менеджер

Дата заполнения 22.01.2007
(число, месяц, год)

Подпись владельца книжки         Остросаблина

М.П.
Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек

Воронина
(разборчиво)

Внесение записей в трудовую книжку

Прием на работу должен быть отражен в приказе по кадрам и в трудовой книжке.

Примеры

1. Прием на работу на неопределенный срок

В приказе
В графе 3 трудовой книжки
Принять Сергеева Владимира Ивановича с 05.03.2007 в механический цех токарем-расточником 5 разряда с тарифной ставкой ________ руб.
Основание: Трудовой договор от 00.00.0000 № ____________
С приказом ознакомлен: _____________ (подпись)
Дата ознакомления ______________
Принят в механический цех токарем-расточником 5 разряда.

2. Прием на работу с испытательным сроком

В приказе
В графе 3 трудовой книжки
Принять Петрову Марию Ивановну с 22.01.2007 с испытательным сроком 1 месяц в планово-экономический отдел на должность экономиста по планированию с окладом ____ pvб. в месяц. Основание: Трудовой договор от 00.00.0000 № ______________
С приказом ознакомлена: __________________ (подпись)
Дата ознакомления ___________________
Принята в планово-экономический отдел на должность экономиста по планированию.
Принять Антонова Игоря Петровича с 12.02.2007 с испытательным сроком 3 месяца в отдел капитального строительства на должность начальника отдела с окладом ____ pvб. в месяц. Основание: Трудовой договор от 00.00.0000 № ______________
С приказом ознакомлена: __________________ (подпись)
Дата ознакомления ___________________
Принят в отдел капитального строительства на должность начальника отдела.

3. Прием на работу на неопределенный срок в порядке перевода из другой организации по согласованию между руководителями

В приказе
В графе 3 трудовой книжки

Принять Алексеева Владимира Ивановича по переводу из ОАО "Прожектор" по согласованию между руководителями организаций с 26.03.2007 в отдел организации и оплаты труда на должность начальника отдела с окладом ___________pvб. в месяц.
Основание:
1. Трудовой договор от 00.00.0000 №___
2. Письма руководителей о переводе.

С приказом ознакомлена: __________________ (подпись)
Дата ознакомления ___________________

Принят по переводу в отдел организации и оплаты труда на должность начальника отдела.

4. Прием на работу на определенный срок для замещения временно отсутствующего работника

В приказе
В графе 3 трудовой книжки

Принять Литвинову Ольгу Петровну с 12.03.2007 в отдел сбыта на должность товароведа на время пребывания товароведа этого отдела Сухановой О. П. в отпуске по уходу за ребенком с окладом ___________pvб. в месяц.
Основание:
1. Трудовой договор от 00.00.0000 №___

С приказом ознакомлена: __________________ (подпись)
Дата ознакомления ___________________

Принята в отдел сбыта на должность товароведа на время пребывания работницы в отпуске по уходу за ребенком.

5. Прием на работу для выполнения определенной работы

В приказе
В графе 3 трудовой книжки

Принять Логинова Анатолия Кузьмича с 26.02.2007 в ремонтно-строительный цех маляром 4 разряда на период проведения отделочных работ в клубе завода с тарифной ставкой ___________pvб. в месяц.
Основание: Трудовой договор от 00.00.0000 № _____

С приказом ознакомлена: __________________ (подпись)
Дата ознакомления ___________________

Принят в ремонтно-строительный цех маляром 4 разряда на время проведения отделочных работ в клубе завода.

6. Прием на работу временных работников (до 2-х месяцев)

В приказе
В графе 3 трудовой книжки

Принять Иванова Виктора Петровича временно с 26.03.2007 по J8.05.2007 на склад готовой продукции сторожем с окладом ___________ pvб. в месяц.
Основание: Трудовой договор от 00.00.0000 № _____

С приказом ознакомлена: __________________ (подпись)
Дата ознакомления ___________________

Принят на склада № 1 сторожем временно.

7. Прием на работу по совместительству

В приказе
В графе 3 трудовой книжки

Принять Агееву Валентину Алексеевну с 19.03.2007 на должность дежурной по этажу по совместительству на 0,5 ставки с оплатой труда пропорционально отработанному времени, исходя из оклада ___________ pvб. в месяц.
Основание: Трудовой договор от 00.00.0000 № _____

С приказом ознакомлена: __________________ (подпись)
Дата ознакомления ___________________

Принята в общежитие завода "Звезда" на должность дежурной по этажу по совместительству
(запись может быть внесена по желанию работника по основному месту работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству)

В силу разных причин возможен перевод работника на другую работу, что должно быть зафиксировано в приказе, а в случае перевода на постоянной основе - и в трудовой книжке.

Пример

1. Перевод на другую постоянную работу в той же организации

В приказе
В графе 3 трудовой книжки

Перевести Гуляеву Нину Петровну, экономиста экономического отдела, на должность заместителя начальника экономического отдела с 09.04.2007 с окладом _________ руб. в месяц.
Основание: Дополнительное соглашение (Изменение) от 06.04.2007№ 1 к Трудовому договору от 00.00.0000 №___
С приказом ознакомлена: __________________ (подпись)
Дата ознакомления ___________________

Переведена на должность заместителя начальника экономи ческого отдела.

2. Временный перевод на другую работу в случае производственной необходимости

В приказе
В графе 3 трудовой книжки
Перевести Денисова Сергея Ивановича, слесаря 5 разряда цеха № 6, с 26.03.2007 по 09.04.2007 в цех №7 на работу по ликвидации последствий аварии с оплатой труда в соответствии со ст. 72.2 ТК РФ. С приказом ознакомлен: __________________ (подпись)
Дата ознакомления ___________________
 
Борисова Владимира Петровича, токаря 4 разряда цеха№ 1, перевести с 26.03.2007 на время простоя грузчиком в транспортный цех с оплатой труда в соответствии со ст. 72.2 ТК РФ. С приказом ознакомлен: __________________ (подпись)
Дата ознакомления ___________________
 

Назначить Семенова Михаила Петровича, старшего инспектора отдела кадров, с 09.04.2007 на время отсутствия по болезни начальника отдела Сидорова Л.И. исполняющим обязанности начальника отдела кадров с выплатой разницы в окладах. С приказом ознакомлен: __________________ (подпись)
Дата ознакомления ___________________

 

3. Перевод на более легкую работу

В приказе
В графе 3 трудовой книжки

Перевести Семенову Ирину Павловну, мотальщицу 3 разряда, с ее согласия, с 23.03.2007 на склад готовой продукции кладовщицей. 2. Сохранить Семеновой ИЛ. прежний средний заработок в течение 1 месяца со дня перевода в соответствии со ст. 182 ТК РФ.

Основание: Заключение МСЭК № _____ от 00.00.0000
С приказом ознакомлен: __________________ (подпись)
Дата ознакомления ___________________

Переведена на склад готовой продукции кладовщицей

4. Перевод на временную более легкую работу беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до полутора лет

В приказе
В графе 3 трудовой книжки

Перевести Беляеву Светлану Николаевну, испытателя цеха № 5, с ее согласия, временно с 02.04.2007 на должность табельщицы цеха № J до достижения ребенком возраста полутора лет с сохранением среднего заработка по прежней работе.

Основание:
1. Заявление Беляевой С.Н.;
2. Заключение МСЭК №__ от 00.00.0000
С приказом ознакомлен: __________________ (подпись)
Дата ознакомления ___________________

 

Внесение изменений в записи трудовой книжки

Изменение записей (о фамилии, дате рождения, образовании) производит администрация по последнему месту работы на основании документов (паспорта, свидетельства о рождении, браке, образовании и т.д.) со ссылкой на номер и дату этих документов.
Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные.

Пример

Фамилия изменена на "Иванова" на основании свидетельства о браке, серия ____ № ______, выданного Дворцом бракосочетания.

Подпись должностного лица, печать, дата

Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных.
Ссылки на документы делают на внутренней стороне обложки трудовой книжки, заверяют подписью руководителя или сотрудника, ведущего кадровую документацию, ставят печать организации или отдела кадров.

Пример

Образование "высшее" на основании диплома серии ______ № _____, выданного 00.00.0000.

Подпись должностного лица, печать, дата

Если в трудовой книжке обнаружены неправильные записи, их исправляет администрация того предприятия, где эта запись была сделана.
Если организация, сделавшая неправильную запись, ликвидирована, исправление делает организация-правопреемник, а при ее отсутствии -вышестоящая организация, которой подчинялось ликвидированное предприятие.
Исправленные сведения должны соответствовать подлиннику приказа. В случае утраты приказа исправление вносят на основании других документов, подтверждающих данный факт.
В разделах "Сведения о работе", "Сведения о награждениях" зачеркивание неточных записей не разрешается.

Пример

Чтобы внести изменения, после неверной записи в графе 3 пишут:

Запись за № ___ недействительна. Принят маляром.

В графе 4 повторяют дату и номер приказа (распоряжения), запись из которого сделана неправильно.
В таком же порядке исправляют недействительную запись об увольнении и переводе на другую работу, если увольнение или перевод незаконны.

Пример

Запись за № ___ недействительна, восстановлен на прежней работе.

Учет трудовых книжек

Сотрудник сам может купить трудовую книжку в канцелярском магазине.
Заполненные трудовые книжки подлежат учету в организации. В организациях ведут документацию по учету бланков и заполненных трудовых книжек.
Существует приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (Приложение № 2 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69 "Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек"). Приходно-расходную книгу может вести в бухгалтерии организации кассир.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведет кадровая служба организации или лицо, ответственное за обеспечение кадровой деятельности. В книге регистрируют все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши, выданные вновь (Приложение № 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69).
Эти книги регистрации и движения трудовых книжек должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью директора и печатью.
Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранят в бухгалтерии, как документы строгой отчетности, и выдают по заявке под отчет ответственному за ведение кадровой документации.
По окончании каждого месяца (квартала) в бухгалтерию предоставляют отчет о наличии бланков и вкладышей, а также отчитываются за суммы, затраченные на их приобретение. На испорченные бланки составляют акт.

Хранение трудовых книжек в организации

Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранят в течение двух лет в отделе кадров отдельно от остальных трудовых книжек.
Невостребованные трудовые книжки (дубликаты) хранят в архиве 50 лет. По истечении этого срока они могут быть уничтожены в установленном порядке.

Сайт разработан для экранов с разрешением от 768х1024 и выше
Конфиденциальность Контакты ссылки